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Témoignage client

Copromatique

"MeltingSpot nous a permis de centraliser nos ressources en un seul endroit, de rationaliser les processus d'assistance et de réduire les questions répétitives des clients. Il a rendu l'onboarding et la formation beaucoup plus efficaces."
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Clémence Guilluy, responsable de la migration et de l'onboarding, @Copromatic.

Copromatic est une plateforme SaaS conçue pour rationaliser et automatiser les opérations quotidiennes des syndics de copropriété en France et en Belgique. Leurs clients - des administrateurs de biens qui gèrent des immeubles résidentiels ou mixtes - font confiance à Copromatic pour tout ce qui concerne la comptabilité, la conformité juridique, les assemblées générales, la communication et l'intégration bancaire, le tout adapté aux réglementations spécifiques de la gestion de copropriété.

Défis à relever avant d'utiliser MeltingSpot

Avant d'adopter MeltingSpot, Copromatic était confronté à d'importants défis pour intégrer efficacement les nouveaux clients et former ses équipes internes. La formation était fragmentée entre des PDF, des appels téléphoniques et des sessions ad hoc, ce qui rendait difficile la cohérence et l'autonomie.

‍"Nous avions un processus de formation fragmenté, réparti entre des PDF, des appels téléphoniques et des sessions aléatoires, ce qui rendait difficile la mise en place d'une expérience cohérente". explique Clémence Guilluy. "Nous avons également eu du mal à suivre les progrès des apprenants et à faire évoluer l'assistance au fur et à mesure que notre base d'utilisateurs augmentait."

Transformer l'onboarding et la formation avec MeltingSpot

La décision de mettre en place MeltingSpot a été motivée par le besoin de tout centraliser sur une seule plateforme. "Auparavant, nous devions jongler avec plusieurs outils pour notre blog technique, nos newsletters, nos tutoriels, notre base de connaissances et nos documents PDF. C'était inefficace et difficile à maintenir", poursuit Clémence. "Nous voulions rationaliser nos outils et tout centraliser, ce qui nous a permis de clarifier et de structurer notre stratégie de formation."

Depuis qu'elle utilise MeltingSpot, Copromatic est passée d'une approche de formation réactive et décousue à un parcours d'apprentissage proactif et structuré. L'entreprise élabore désormais des programmes de formation complets et développe des boîtes à outils qui servent à la fois les nouveaux clients et les équipes internes, garantissant ainsi une formation cohérente et toujours accessible.

Caractéristiques principales Utilisations copromatiques :

Ooti utilise MeltingSpot pour créer divers contenus précieux pour ses clients, notamment :

Créateur de cours et de programmes : Pour créer des parcours d'apprentissage modulaires, basés sur les rôles.
Boîtes à outils : Des ressources prêtes à l'emploi auxquelles les clients et les équipes internes peuvent accéder à tout moment.
Contenu centralisé : Toutes les formations, tous les tutoriels, toutes les notes de mise à jour et tous les articles d'information sont désormais regroupés en un seul endroit.
Onboarding cohérent : Chaque nouveau client suit le même parcours d'apprentissage de haute qualité, ce qui réduit la confusion et le besoin d'une assistance excessive.
Accès à la demande : Le contenu reste accessible après la formation initiale, ce qui permet aux clients d'apprendre à leur propre rythme.

Création de contenus utiles pour les clients

Copromatic utilise MeltingSpot pour créer différents types de contenus qui aident à l'intégration des nouveaux clients et au renforcement de leurs connaissances. Cela inclut :

Modules d'accueil étape par étape : Guides pour les nouveaux clients sur la façon de démarrer, de comprendre les flux de travail principaux et d'exploiter les fonctionnalités de la plateforme.
Micro-cours : axés sur des sujets réglementaires ou opérationnels, comme la gestion des assemblées générales ou la compréhension de la comptabilité des copropriétés.
Modèles et boîtes à outils réutilisables : Il s'agit notamment de courriers électroniques prêts à être envoyés, de listes de contrôle et d'exemples de documents auxquels les clients peuvent se référer.
Tutoriels rapides et guides pratiques : Des leçons courtes et pratiques sur des fonctionnalités spécifiques du logiciel, comme la création de convocations pour l'AG ou l'établissement de budgets.
Parcours d'apprentissage et matériels construits avec MeltingSpot :
- Starter Pack pour les nouveaux clients : Une introduction guidée à l'écosystème, aux outils et aux méthodes de Copromatic.
- Parcours "Première fois" : Tutoriels conçus pour les clients qui utilisent une fonction pour la première fois (par exemple, le téléchargement de documents sur l'extranet).
- Série sur le cadre juridique : Décomposition simplifiée des lois sur la copropriété et de leur incidence sur les activités quotidiennes.
- Programmes d'habilitation interne : Programmes d'intégration pour les nouveaux membres de l'équipe, utilisant des processus standardisés.

Clémence ajoute : "Nous continuons à nous concentrer sur l'élaboration d'un contenu de cours solide et de programmes structurés. À l'avenir, nous prévoyons d'ajouter davantage d'éléments interactifs et multimédias pour rendre l'expérience encore plus attrayante pour les utilisateurs."

Résultats et tendances depuis le lancement

Bien qu'il soit encore au début du processus et qu'il ne dispose pas de mesures formalisées, Copromatic a déjà observé des changements positifs depuis la mise en œuvre de MeltingSpot.

"L'un des plus grands avantages est d'avoir un processus d'intégration plus structuré", note Clémence. "Les nouveaux clients et les membres de l'équipe suivent désormais un parcours d'apprentissage clair, ce qui réduit la confusion et garantit que rien d'important n'est oublié."

‍Les clients bénéficient également d'une plus grande autonomie. "Les utilisateurs disposent désormais d'un espace où ils peuvent trouver eux-mêmes les réponses, ce qui réduit les questions répétitives et les tickets d'assistance. Cela a changé la donne pour notre équipe d'assistance interne."

‍L'utilisation d'un contenu cohérent et normalisé a amélioré l'alignement interne. " Nos équipes s'appuient désormais sur la même base de connaissances et les mêmes supports d'apprentissage, ce qui améliore la collaboration et réduit les divergences."

‍Finalement, Copromatic a constaté un meilleur engagement de la part de ses clients. "Nous avons reçu des commentaires spontanés disant que la plateforme est rassurante et facile à naviguer. Les clients apprécient la clarté et l'accessibilité du contenu, ce qui a amélioré leur expérience globale."